Pfeiler 3 · Effizienz
Weniger Handarbeit, mehr Zeit für Kundenarbeit
In jedem Betrieb gibt es Arbeit, die niemand vermissen würde: Daten von einem Tool ins andere tippen, Mails sortieren, Rapporte zusammenklicken, Offerten aus alten Vorlagen zusammensuchen. Genau dort setzen Automatisierungen an. Nicht bei der Arbeit, für die dich Kunden bezahlen.
Drei Pfeiler
Wie unsere Leistungen zusammenhängen
Expertise schafft die Grundlage, Sichtbarkeit bringt Nachfrage, Effizienz macht das Wachstum tragbar. Die meisten Projekte starten bei einem Pfeiler und wachsen in die anderen hinein.
DU BIST HIER
Effizienz
Automatisierung, Prozesse und der richtige Tool-Stack.
Wo Zeit verloren geht
Drei Muster, die wir immer wieder sehen
Bevor wir automatisieren, suchen wir die Stellen, an denen wirklich Zeit liegen bleibt. Meist sind es dieselben drei.
Copy-Paste
Daten wandern per Hand
Formular, Mail, Excel, ERP: dieselbe Information wird drei- bis viermal erfasst. Jedes Mal mit Tippfehler-Risiko.
Warteschlaufen
Prozesse warten auf Personen
Freigaben und Zuständigkeiten sind nicht geklärt, also liegt die Aufgabe, bis jemand nachfragt.
Werkzeugchaos
Zu viele Tools, zu wenig Nutzen
Fünf Abos, drei davon halb eingerichtet. Niemand weiss, was wo abgelegt wird.
Automatisierungen
Abläufe, die auch im Sommer laufen
Wir bauen Automatisierungen mit Werkzeugen wie n8n, Make oder Zapier und dokumentieren sie so, dass dein Team sie versteht und selbst anpassen kann. Auf Wunsch auf einem Server in der Schweiz.
Anfragen verteilen
Formulareingang wird kategorisiert, der richtigen Person zugewiesen und automatisch bestätigt.
Dokumente auslesen
Rechnungen, Lieferscheine und PDFs werden zu strukturierten Daten, geprüft und weitergegeben.
Protokolle aus Sitzungen
Aufnahme, Transkript, Zusammenfassung mit Aufgabenliste. Am selben Tag im Postfach.
Offerten vorbereiten
Kundendaten aus dem CRM in eine saubere Vorlage. Du prüfst und schickst raus.
Reporting ohne Klickarbeit
Zahlen aus mehreren Quellen, ein verständlicher Bericht pro Monat, automatisch verschickt.
Datenpflege im Hintergrund
Dubletten finden, Felder ergänzen, Listen abgleichen. Läuft nachts, meldet sich nur bei Problemen.
Prozesse
Erst den Prozess klären, dann automatisieren
Ein schlechter Ablauf wird durch Automatisierung nicht besser, nur schneller falsch. Deshalb nehmen wir den Prozess zuerst auf: wer macht was, in welcher Reihenfolge, mit welchen Daten.
Danach fällt oft die Hälfte weg. Was übrig bleibt, ist einfach zu automatisieren und lässt sich auch erklären, wenn jemand Neues im Team anfängt.
01
Aufnehmen
Wir gehen den Ablauf mit den Leuten durch, die ihn täglich machen. Nicht mit dem Organigramm.
02
Messen
Wie oft, wie lange, wie fehleranfällig? Ohne Zahlen ist jede Priorisierung Bauchgefühl.
03
Neu bauen
Schritte streichen, zusammenlegen, automatisieren. Und danach so aufschreiben, dass es jemand nachvollziehen kann.
KI-Tools
Den richtigen Werkzeugkasten, nicht den grössten
Es braucht selten ein neues Tool. Meist braucht es Klarheit darüber, welches Werkzeug für welche Aufgabe zuständig ist und wer es bedienen darf.
Tool-Stack festlegen
Zwei bis drei Werkzeuge, die zusammenpassen, statt zehn Einzellösungen mit Abo.
Regeln und Zugänge
Wer nutzt was, welche Daten dürfen rein, wo liegen die Ergebnisse. Kurz und schriftlich.
Können aufbauen
Ein Halbtag Training bringt mehr als das nächste Abo. Dafür ist der Pfeiler Expertise da.
Aufgaben abgeben
Wiederkehrende Arbeiten laufen über unsere Virtual Assistance, KI-gestützt und mit klarer Übergabe.
Ablauf
So läuft ein Automatisierungsprojekt
Klein anfangen, messbar bleiben. Der erste Ablauf läuft meist nach zwei bis drei Wochen.
01
Kandidaten finden
Gemeinsam eine Liste mit Abläufen, die häufig, lästig und regelbasiert sind.
02
Einen auswählen
Wir starten mit dem Ablauf mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Wirkung.
03
Bauen und testen
Zwei Wochen parallel zum alten Weg, damit du siehst, ob die Ergebnisse stimmen.
04
Übergeben
Dokumentation, kurze Schulung, danach entscheidest du über den nächsten Ablauf.
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Drei Monate, drei Ziele: verstehen, einen Prozess umbauen, daraus Alltag machen.
Welcher Ablauf nervt dich am meisten?
Nenn uns einen. Wir sagen dir, ob und wie er sich automatisieren lässt.